Διευκρινιστική εγκύκλιο για τις διαδικασίες εγγραφής των μαθητών των δυο βαθμίδων εκπαίδευσης απέστειλε το Υπουργείο Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων στις Διευθύνσεις Εκπαίδευσης στο πλαίσιο της διασύνδεσης του Πληροφοριακού Συστήματος «myschool» με την κεντρική βάση δεδομένων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Εθνικού Δημοτολογίου (ΟΠΣΕΔ), η οποία έχει σκοπό την άντληση των απαραίτητων στοιχείων για την πραγματοποίηση της διαδικασίας εγγραφών στις Σχολικές Μονάδες Π.Ε. και Δ.Ε. της χώρας.

Με τη διασύνδεση του Πληροφοριακού Συστήματος «myschool» στην κεντρική βάση δεδομένων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Εθνικού Δημοτολογίου (ΟΠΣΕΔ), οι Υπηρεσίες που υπάγονται στις αρμοδιότητες του Υπουργείου Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων (Νηπιαγωγεία – ΔημοτικάΓυμνάσια-Λύκεια) και έχουν πρόσβαση στο Πληροφοριακό Σύστημα «myschool»:

α) αναζητούν τις απαιτούμενες πληροφορίες για τη διεκπεραίωση της διαδικασίας εγγραφών, μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος «myschool», από το ΟΠΣΕΔ.

Η αναζήτηση μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος «myschool» θα πραγματοποιείται από το σχολείο εγγραφής με βάση τα παρακάτω στοιχεία:

1. όνομα μαθητή 2. επώνυμο μαθητή 3. όνομα πατέρα 4. όνομα μητέρας 5. ημερομηνία γέννησης

Σε περίπτωση που δυο ή περισσότεροι προς εγγραφή μαθητές στο ίδιο σχολείο έχουν και τα πέντε (5) στοιχεία ίδια, θα πραγματοποιείται ταυτοποίηση με επιπλέον στοιχεία που θα δηλώνει ο γονέας/κηδεμόνας, όπως είναι η Διεύθυνση κατοικίας.

Τα παραπάνω πέντε (5) στοιχεία τα δηλώνει ο γονέας/κηδεμόνας του μαθητή με υπεύθυνη δήλωσή του. Σε περίπτωση που προκύπτει για οποιονδήποτε λόγο αλλαγή στα στοιχεία του μαθητή, πριν ή και μετά την εγγραφή του σε σχολική μονάδα της χώρας, ο γονέας/κηδεμόνας θα πρέπει να ενημερώνει ως προς την αλλαγή αυτή τον οικείο Δήμο στον οποίο είναι εγγεγραμμένος ο μαθητής. Ο Δήμος ολοκληρώνει την επικαιροποίηση των εν λόγω στοιχείων στο ΟΠΣΕΔ και στη συνέχεια ο γονέας/κηδεμόνας οφείλει να ενημερώσει τον Διευθυντή της σχολικής μονάδας σχετικά με τις αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν, ώστε ο Διευθυντής να αντλήσει τα καινούρια στοιχεία από το Πληροφοριακό Σύστημα «myschool».

Επισημαίνεται ότι η Διεύθυνση Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (ΔΗΔ) θα ενημερώνει, με κάθε πρόσφορο μέσο, το ΙΤΥΕ «Διόφαντος» για εκείνους τους Δήμους για τους οποίους δεν παρέχονται διαδικτυακές υπηρεσίες. Ο κύριος λόγος που μπορεί να συμβεί κάτι τέτοιο, είναι όταν διαπιστωθεί από το Υπουργείο Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης ότι τα δεδομένα ενός Δήμου αποκλίνουν από αυτά του ΟΠΣΕΔ και κατά συνέπεια τυχόν απόκλιση στοιχείων στις προαναφερόμενες διαδικτυακές υπηρεσίες θα δημιουργούν ασυμβατότητα στα στοιχεία των πολιτών.

Επιπρόσθετα, σύμφωνα με τη με αρ. πρωτ. 91109/Γ2/10-7-2008 εγκύκλιο του Υ.ΠΟ.ΠΑΙ.Θ., «οι αλλοδαποί μαθητές που δε δύνανται να προσκομίσουν το πιστοποιητικό γέννησης μπορούν να εγγραφούν στα σχολεία με ληξιαρχική πράξη γέννησης». Επομένως οι αλλοδαποί μαθητές των οποίων τα στοιχεία δεν είναι καταχωρημένα στο ΟΠΣΕΔ θα εγγράφονται με ληξιαρχική πράξη γέννησης, επίσημα μεταφρασμένη, την οποία θα προσκομίζουν οι κηδεμόνες τους.

β) δεν επιτρέπεται να ζητούν από τους πολίτες να προβαίνουν στην προσκομιδή δικαιολογητικών στα οποία περιλαμβάνονται οι πληροφορίες που περιέχονται από το ΟΠΣΕΔ. Όμως, επιτρέπεται η προσκομιδή δικαιολογητικού (πιστοποιητικού γέννησης) στην περίπτωση που δεν είναι δυνατή η άντληση των ηλεκτρονικών στοιχείων για τεχνικούς ή επιχειρησιακούς λόγους, τους οποίους θα πρέπει αποδεδειγμένα να αναφέρουν στους Δήμους.

γ) οι τίτλοι σπουδών (απολυτήρια, πτυχία, αποδεικτικά κτλ) όλων των μαθητών των σχολικών μονάδων της χώρας εκδίδονται μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος «myschool».

Οι αρμόδιες Διευθύνσεις του Υπουργείου ενημερώνουν ότι προκειμένου για την έκδοση όλων των τίτλων οι Διευθυντές/Προϊστάμενοι των σχολικών μονάδων της χώρας οφείλουν από την έκδοση της παρούσας εγκυκλίου να τους εκτυπώνουν από το Πληροφοριακό Σύστημα «myschool» ακολουθώντας τις παρακάτω διαδρομές:

Αναφορές -> Έντυπα, Βεβαιώσεις, Τίτλοι -> Βεβαίωση παρακολούθησης νηπίου Αναφορές -> Έντυπα, Βεβαιώσεις, Τίτλοι -> Τίτλος προόδου ( για Τάξεις Α-Ε) Αναφορές -> Έντυπα, Βεβαιώσεις, Τίτλοι -> Τίτλος σπουδών (για Τάξη ΣΤ’) Αναφορές -> Έντυπα, Βεβαιώσεις, Τίτλοι -> Τίτλος σπουδών (για το Γυμνάσιο) Αναφορές -> Έντυπα, Βεβαιώσεις, Τίτλοι -> Τίτλος σπουδών (για το Λύκειο)

Παρακαλούνται οι Δ/ντές Π.Ε και Δ.Ε της χώρας όπως ενημερώσουν άμεσα τα σχολεία περιοχής ευθύνης τους. Το διδακτικό προσωπικό των σχολικών μονάδων Π.Ε και Δ.Ε της χώρας, με ευθύνη των Δ/ντών και των Προϊσταμένων αυτών, να ενημερωθεί ενυπόγραφα.